Claves para organizar una reunión topless

Por Daniela Chueke

Especial para RevistaOhlala.com

En los encuentros frente a frente, cuando no estamos chateando en FB o en BBM, ni hablando por teléfono, ni pinponeando mails, ni tuiteando, se da una situación tan frecuente como molesta, por lo menos para los que tenemos más de 30: somos incapaces de sostener la mirada a los ojos de nuestro interlocutor. Y no es que nos hayamos vuelto todos tímidos, sino que nos la pasamos chequeando qué está ocurriendo en el éter al que estamos ligados con esas "prolongaciones de nuestro sistema nervioso" que son los celulares, tablets y laptops.

Lo loco es que si somos nosotros los "distraídos", apenas si registramos que estamos restando atención al otro. Pero si, en cambio, es el otro el que encuentra más interesante a su celu que a nuestro discurso sentimos que estamos frente a una competencia desleal. Ante esta situación, algunas personas descubrieron un antídoto –aparentemente- infalible: el topless informático.

Actitud valiente y quizá hasta revolucionaria, la de hacer topless, cabe aclarar que no tiene nada que ver con la actitud playera de librar al cuerpo de la parte superior del traje de baño, sino a otro tipo de liberación: la de todo dispositivo electrónico portátil cuyo uso no sea absolutamente necesario en una reunión de trabajo.

El planteo de quienes promueven las reuniones topless se basa en ciertos estudios que demuestran que, más allá de sus beneficios evidentes, el hecho de vivir hiperconectados a toda hora y en todo lugar, también tiene importantes efectos nocivos tanto para las personas en sus vidas personales como para la eficiencia laboral y la productividad en las empresas.

La ofensiva contra el uso de laptops y celulares durante las reuniones viene dando vueltas hace bastante, más precisamente desde 2008, cuando en Silicon Valley, la capital mundial de la informática, un alto ejecutivo se animó a manifestar abiertamente una preocupación que todos compartían pero que nadie se atrevía (no parecía digno de un "nerd") a verbalizar: la hiperconectividad los estaba volviendo autómatas, maleducados, irrespetuosos e ineficientes. Los dispositivos móviles, lejos de cumplir su objetivo principal -favorecer la comunicación entre las personas- producían un efecto paradojal: cuando la gente se encontraba frente a frente, no se escuchaba, mucho menos se miraba a los ojos y toda conversación era, indefectiblemente, interrumpida por el acto de responder de inmediato al sonido de algún aparato.

Así fue que, preocupados por los efectos nocivos de que esta nueva forma de vincularse entre los empleados se refleje en una merma de la productividad, muchos directivos de empresas en Estados Unidos comenzaron a implementar restricciones destinadas a regular la difícil convivencia con los celulares en el ambiente de trabajo.

En Argentina, según Gisela Galimi, especialista en comunicación corporativa, para muchas empresas las políticas sobre el uso de móviles no son fáciles de definir ni de implementar. "Cuando damos cursos de oratoria en empresas es frecuente encontrarnos con ejecutivos que se quejan porque, a pesar de sus esfuerzos por preparar presentaciones sólidas en sus reuniones, sienten que fracasan al tener que lidiar con interrupciones, con gente que se levanta para contestar llamadas a sus celulares o que parecen estar en otra chequeando mails sin quitar las miradas de sus propias pantallas e ignorando la presentación."

Quienes trabajan en Coca Cola, en cambio, adscriben a normas claras al respecto, ya que es una de las contadas empresas que no permite el uso de smartphones ni laptops durante las reuniones laborales, excepto que esté plenamente justificada su necesidad. Quien lo explica es Alejandro Melamed, su director de Recursos Humanos para el Cono Sur. También autor de varios libros de management y trabajo, Melamed destaca que para poder realizar este tipo de reuniones debe cumplirse una condición básica: hacer encuentros más eficientes.

"No se trata de prohibir porque sí, sino de garantizar a los participantes que su tiempo es valioso y es tenido en cuenta", destaca. "Es demostrarles que van a lograr mejores resultados si apagan el celular durante 45 minutos para permitirse concentrarse en el tema que los convoca" agrega. Pero además, recomienda, hay que preguntarse si la reunión es todo lo productiva y necesaria que debería ser, porque, seamos sinceros: si en una junta de trabajo te la pasás jugando con el Ipad es porque no tenías que estar o porque la reunión es un plomo.

Por esto, la próxima vez que tengas que organizar una reunión, además de invitar al topless, proponete también hacerlas más eficientes.

1. Deben empezar puntualmente. Por respeto a los que acudieron a horario y a los que tienen compromisos posteriores.

2. Convocar solamente a la gente necesaria. No hace falta invitar a alguien que no tiene demasiado para aportar sólo para que no se ofenda.

3. Comunicar previamente los temas a tratar. Las reuniones son para discutir y tomar decisiones.

4. Hacerlas cortas. Si una reunión se alarga demasiado, predispone mal para la próxima convocatoria.

5. Menos powerpoints y más conversaciones. Las presentaciones largas aburren, no invitan a la participación y predisponen a la evasión mental; las conversaciones acercan.

6. Simpleza. Aprender a sintetizar lo que se quiere comunicar y a preguntar, no para demostrar cuánto sabés, sino para realmente conocer acerca de algo.

7. Concluir con un protocolo. Enumerar las decisiones tomadas y quién se hará cargo de implementar cada una.

1. Se gana concentración.

2. Favorece la empatía.

3. Jerarquiza el propósito de la reunión.

4. Mejora la comunicación personal.

5. Restablece la sensación de respeto mutuo.

Gisela Galimi, Galimi y Alcón Comunicación Escrita Alejandro Melamed, autor de Empresas más humanas , su último libro es ¿Por qué no? Cómo conseguir y desarrollar tu mejor trabajo