Cómo hacer reuniones más productivas y evitar el síndrome de la "reunionitis"

Es una escena que se repite: la gerenta de marketing quiere evaluar el presupuesto para una acción y asignar tareas, pero con el correr de los minutos el objetivo se desvirtúa. Los primeros diez se dedican a repasar qué hizo cada uno el fin de semana largo mientras circula un celular para compartir el último video viral.

Ella levanta un poco la voz para llamar la atención y la reunión parece encaminarse, pero no: la responsable de redes sociales, última incorporación, necesita contar todo lo que logró en solo quince días en el puesto y consume con histrionismo otros veinte minutos. Indignada, una colega (que se sentía la candidata natural para ocupar el puesto) cuestiona cada una de las ideas. El clima se enrarece. En la punta opuesta de la mesa, el contador pide permiso para retirarse porque tiene otra reunión. El resultado: ocho personas discuten un presupuesto sin el aporte del único que conoce la letra fina y, en un lento pero agotador fade out, la reunión se diluye.

La "reunionitis" es un diagnóstico habitual en las organizaciones, empezó a darse hace una década y está vinculado con la entronización de la colaboración como valor supremo.

La idea de sentarse alrededor de una mesa para escuchar y exponer está un poco agotada. Ante eso, se pusieron de moda las reuniones de pie. Las scrum daily meetings o daily standup "fuerzan" la eficiencia porque estar parado cansa y vuelve consciente el paso del tiempo. Para economizar minutos, el objetivo del encuentro tiene que ser claro: no todas las reuniones son para lo mismo, algunas apuntan a la comunicación y otras, a la decisión. Y antes de agendar una, tené presente que si se puede resolver con un mail, tal vez no haga falta juntarse. Otras veces ocurre que los asistentes no tienen ganas de estar o no entienden por qué los convocaron. El motivo de la invitación tiene que ser explícito y cuantos menos, mejor.

Si el encuentro requiere una mayor profundidad pero el ambiente en la oficina agobia o atenta contra tu objetivo, podés retomar la tradición de los peripatéticos, el círculo de filósofos de la Antigua Grecia que, para reflexionar sobre los grandes problemas de la humanidad, caminaban. Está probado que caminar agiliza el pensamiento y activa la creatividad y, además, las reuniones más informales y al aire libre rompen con las barreras de la jerarquía, generan conversaciones más empáticas y disminuyen las distracciones que genera el encierro en la oficina.

Adoptar un guión puede ayudar a establecer roles y a hacer un uso productivo del tiempo. Para que todos sepan el motivo del encuentro, los objetivos y la rutina, conviene compartir un breve resumen impreso. Es útil establecer la hora de entrada y de salida y disponer de un timer visible que se respete. Se puede designar un líder que guíe los intercambios, un guardián del tiempo, un moderador y un escriba que resuma conclusiones.

La "facilitación gráfica" es tendencia a la hora de ordenar y motivar el trabajo de los equipos. Con un dibujito todo se entiende mejor y, además, escribir ayuda a fijar, sintetizar y ordenar las ideas. Procurá que la sala de reuniones esté siempre bien stockeada de marcadores, lápices, hojas en blanco y post its. Esta rutina la puede ejecutar uno de los asistentes o se puede contratar a un facilitador gráfico.

Inmovilizar durante mucho tiempo a un equipo de trabajo y alejarlo de la rutina aumenta los costos. En una multinacional, por ejemplo, en reunión de unas veinte personas se "gastan" entre 20 y 30 mil dólares. ¿Cómo detectar si padecen "reunionitis"?

Son eternas: ¿bloqueás la tarde porque tenés que juntarte? ¿No sabés a qué hora vas a terminar? ¿Te preparás como una espadachina para defender tu proyecto ante debates interminables?

Hay guerra de egos: los intercambios están vinculados con los intereses de las personas y se apartan del asunto central; se genera una lógica de poder en la que los asistentes buscan salir bien parados o una dinámica comercial en la que el que expone busca "vender" para que otros "compren".

Mucho cotillón: algunos encuentros pueden parecer fiestas de 15 con proyecciones interminables, carpetas con cientos de impresiones a todo color que se traspapelan y música.

Efecto déjà vu: si un tema o una decisión se repite en varios encuentros, en realidad, el grupo no recurre al foro para resolverlo sino para eternizarlo.

Expertos consultados: Guillermo Fraile, doctor en Gobierno y Cultura de las Organizaciones (Universidad de Navarra de España y Pablo Tortorella, Agile coach, socio de Kleer.