¿A la corridas en el trabajo? 6 claves para organizar tu tiempo

Para hacerlo podés utilizar la técnica SMART (en inglés, Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Tiempo). ¿Por qué definir objetivos? Porque no sabés si llegaste si no te planteaste a dónde ibas. Es muy importante empezar con un fin en mente. A la hora de plantear tus objetivos asegurate de que sean bien específicos, medibles y alcanzables -si te propones algo inalcanzable es muy probable que te desilusiones antes de tiempo-. Además, que sean realistas, que tengas las herramientas para poder lograrlos. Definí los resultados esperados y el tiempo que te lleva realizarlos (así sabés que, por ejemplo, tenés 4 horas para terminar un informe) y para cuando esperas lograrlo.

Siempre le estamos diciendo que no a algo, cuando elegimos una opción rechazamos otras. Elegí en función de tus deseos, objetivos y misión de vida. La clave es saber qué hacer primero y qué dejar de hacer, y lo que no podés hacer, hay que delegarlo.

“Estar en todas” en pocas dosis no le hace mal a nadie, muchas veces, estar en mil cosas a la vez dificulta el poder organizar bien nuestros tiempos y la priorización. La era de la conectividad no te ayuda mucho en este tema: te invaden mails, notificaciones de Facebook, WhatsApp, los TT de Twitter o los likes de Instagram… ¡Todo suma! Una buena idea es destinar cuánto tiempo y en qué momento vas a chequear las redes. Parece una locura peor, si la ponés en práctica, funciona un montón, no perdés tiempo y no sentís culpa por colgarte mirando fotos y comentando. La idea es ir reduciendo de a poco el impacto y la facilidad con la que nos interrumpen.

Un buen horizonte de planificación es la semana. Te permite ser flexible y orientar tus acciones diarias hacia un fin mayor. La planificación tiene que ser una actividad más. ¿Te lleva una hora o más? ¡Tomate ese tiempo! Un buen hábito que debemos adquirir es destinar un espacio en al agenda a planificar. Por ejemplo, las primeras horas del lunes podés anotar todas las actividades de la semana. Andá probando el día y horario que más te sirva a vos, no hay reglas. No te olvides de dejar espacios vacíos para imprevistos que vayan surgiendo.

El principio de Pareto (conocido como “Ley del 80/20”) también se aplica al time management. ¿Qué significa? Que el 20% de las actividades que realizamos nos representan el 80% de los resultados. Por el contrario alrededor del 80% de las tareas que realizamos no agregan valor. Moraleja: hay que hacer foco en las actividades que son importantes.

Clasificá las tareas según su importancia y su urgencia. Lo urgente significa que necesita atención inmediata. Son tareas o situaciones muy visibles y, por lo general, nos presionan y reclaman atención. Pero tené en cuenta que lo urgente no debe tapar o hacerte olvidar de lo importante, si no vas a estar siempre corriendo detrás de la pelota. Es mejor frenar e identificar cuál es la mejor manera de seguir jugando el partido (te guste el fútbol o no!).

Experta consultada: Malena De Trueba, consultora en Biztorming! Training & Consulting